Management Support Systems

Manajemen di dalam suatu organisasi sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan. Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi 3 tingkat, yaitu:

Levels Of Organization

1.       Executive Level

Pengambilan keputusan tidak terstruktur digunakan oleh Executive Level sebagai bahan pertimbangan untuk perencanaan strategis yang meliputi penentuan tujuan dan sasaran serta rencana jangka panjang organisasi, Executive Level bertanggung jawab terhadap arah kemajuan perusahaan. Informasi yang dibutuhkan Executive Level ialah informasi yang luas mengenai arah kecendrungan perusahaan dan lingkungan eksternal. Namun dengan perkembangan teknologi saat ini, Executive Level dimudahkan dengan adanya EISs (Executive Support Systems/ESS) yaitu sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.

Gambaran EIS

Karakteristik Teknologi Informasi untuk EIS

Dari definisi EIS, dapat diketahui EIS berhubungan erat dengan pengelolaan dan perepresentasian informasi dengan menggunakan komputer. Dengan .demikian, EIS sangat erat kaitannya dengan teknologi informasi. Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh EIS adalah sebagai berikut :

1.       Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.

2.      Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.

3.      Memiliki on-line help.

4.      Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.

5.      Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.

Karakteristik Data untuk EIS

Format data yang disediakan oleh EIS juga harus memenuhi kebutuhan data para pihak eksekutif. Berikut adalah karakteristik data yang dibutuhkan oleh EIS :

1.       Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.

2.      Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.

3.      Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.

4.      Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.

5.      Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, EIS harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.

6.      Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

Karakteristik EIS

Dari karakteristik teknologi informasi dan data yang dibutuhkan oleh EIS, serta tujuan dari EIS, maka dapat disimpulkan bahwa sebuah EIS memiliki karakteristik sebagai berikut :

1.       Disesuaikan untuk pihak eksekutif.

2.      Mudah digunakan.

3.      Memiliki kemampuan drill down.

4.      Mendukung kebutuhan data eksternal.

5.      Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.

6.      Memiliki orientasi masa depan.

contohnya:  Didalam perkuliahan rektor sangat berperan sebagai pemantau kegiatan perkuliahan serta pemantau kegiatan dosen dan Mahasiswa di kampus.

2.     Managerial Level

Managerial Level berada pada tengah tengah dari hierarki pada sebuah perusahaan atau organisasi. Managerial Level bertanggungjawab atas pelaksanaan rencana yang sudah ditentukan oleh Executive Level. Pengambilan keputusan yang digunakan oleh manajemen pada tingkat ini adalah Keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision). Managerial Level bisa meliputi beberapa tingkatan, membawahi dan mengarahkan aktivitas aktivitas manajer dibawahnya. Manajemen pada tingkat ini memiliki tanggung jawab terhadap segala aktivitas yang dilakukan oleh tingkatan manajemen yang lebih rendah dan bahkan terkadang terhadap beberapa karyawan operasionalnya. Dalam pengambilan Keputusan setengah terstruktur, Managerial Level juga dimudahkan dengan adanya MIS (Management Information System ) atau sering dikenal dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen)

Gambaran MIS

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (management information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi.[1]

Ada beberapa definisi Sistem Informasi Manajemen dari beberapa ahli, diantaranya sebagai berikut :

a.      Menurut George M. Scott
SIM (Sistem Informasi Manajemen) adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

b.      Menurut Barry E. Cushing
SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam sutau organisasi yan bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

c.       Menurut Frederick H. Wu
SIM adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.

d.      Menurut Gordon B. Davis
SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.

Macam Sistem Informasi

SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung besar-kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :

a.      Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dari transaksi keuangan.

b.      Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

c.       Sistem informasi manajemen persediaan (inventory information systems)

d.      Sistem informasi personalia (personnel information systems)

e.      Sistem informasi distribusi (distribution information systems)

f.        Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)

g.      Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)

h.     Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems)

i.        Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)

j.        Sistem informasi teknik (engineering information systems)

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), manajemen tingkat menengah (middle level management), dan manajemen tingkat atas (top level management).[1]

Informasi dari SIM untuk semua tingkat manajemen

3.     Operational Lavel

Operational Lavel adalah tingkatan manajemen yang paling rendah dalam sebuah organisasi yang memimpin serta melakukan pengawasan terhadap tenaga tenaga operasional pada sebuah perusahaan atau organisasi serta tidak membawahi manajer yang lain. Pengambilan keputusan yang digunakan oleh manajemen pada tingkat ini adalah Keputusan terstruktur (structured decision). Operational Lavel ini umumnya terdiri atas mandor dan pengawas yang dipilih oleh manajemen level menengah. Mereka biasanya juga disebut dengan tingkat Supervisor atau pengawas. bahkan mereka pula dikenal sebagai manajemen operasional yang terlibat secara langsung dalam proses produksi dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan rencana rencana yang sudah ditentukan oleh manajemen yang lebih tinggi. 

Dalam Pengambilan Keputusan terstruktur, para operasional lavel juga dipermudahkan dengan adanya TPS (Transaction Processing Systems) merupakan Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. 

Gambaran TPS

TPS (Transaction Processing Systems) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komkputer secara manual.Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali.Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing systems menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM.

 Referensi

http://ninainas.blogspot.co.id/

https://sttdb.wordpress.com/2009/12/04/pengertian-tps-transaction-processing-systems/

[1] HM Jogiyanto2005. ANALISIS & DISAIN SISTEM INFORMASI:  Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi. Yogyakarta.